Benützungsordnung

Benützungsordnung für das Universitätsarchiv München

Auf Grund Art. 14 Abs. 1 Satz 2 des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchG) wird für das Universitätsarchiv München, nachfolgend UAM genannt, folgende Benützungsordnung erlassen:

Abschnitt I
Allgemeines

§ 1
Geltungsbereich

(1) Diese Verordnung gilt für die Benützung des im UAM verwahrten Archivguts.

(2) Für die Stelle, bei der das Archivgut erwachsen ist oder die es abgegeben hat, und deren Funktionsnachfolger gilt Abschnitt II dieser Verordnung nur dann, wenn das Archivgut hätte gesperrt werden müssen oder wenn seine Vernichtung auf Grund des Art. 11 Abs. 4 Satz 2 BayArchG unterblieben ist.

(3) Bei der Benützung nichtstaatlichen Archivguts gehen Vereinbarungen mit Eigentümern und von diesen getroffene Festlegungen den Regelungen dieser Verordnung vor.

(4) Die für die Benützung von Archivgut getroffenen Bestimmungen gelten für die Benützung von Findmitteln, sonstigen Hilfsmitteln und Reproduktionen entsprechend.

Abschnitt II
Benützung

§ 2
Benützungsberechtigte

(1) Das Archivgut steht nach Maßgabe des Bayerischen Archivgesetzes und dieser Benützungsordnung Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen sowie natürlichen und juristischen Personen für die Benützung zur Verfügung.

(2) Minderjährige können zur Benützung zugelassen werden, wenn die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters vorliegt.

§ 3
Benützungszweck

¹ Das Archivgut kann benützt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benützung glaubhaft gemacht wird. ² Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benützung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen oder publizistischen Zwecken oder zur Wahrnehmung von berechtigten persönlichen Belangen erfolgt.

§ 4
Benützungsantrag

(1) Die Benützung ist beim UAM schriftlich zu beantragen.

(2) ¹ Im Benützungsantrag sind der Name, der Vorname und die Anschrift des Benützers, gegebenenfalls der Name und die Anschrift des Auftraggebers, sowie das Benützungsvorhaben, der überwiegende Benützungszweck und die Art der Auswertung anzugeben. ² Ist der Benützer minderjährig, hat er dies anzuzeigen. ³ Für jedes Benützungsvorhaben ist ein eigener Benützungsantrag zu stellen.

(3) Der Benützer hat sich zur Beachtung der Benützungsordnung zu verpflichten.

(4) Der Benützer hat sich auf Verlangen auszuweisen.

(5) Bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benützungsantrag verzichtet werden.

§ 5
Benützungsgenehmigung

(1) Die Benützungsgenehmigung erteilt der Archivvorstand oder ein von ihm Beauftragter.

(2) Die Benützungsgenehmigung ist zu versagen oder von Auflagen abhängig zu machen, wenn und soweit

1. Grund zu der Annahme besteht, dass Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würden,

2. Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen,

3. Gründe des Geheimnisschutzes es erfordern,

4. der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde,

5. durch die Benützung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstünde.

(3) Die Benützungsgenehmigung kann ganz oder teilweise versagt oder mit Auflagen versehen werden, wenn

1. der Zweck der Benützung auf andere Weise erreicht werden kann, insbesondere durch Einsicht in Druckwerke oder Reproduktionen, und eine Benützung des Originals aus wissenschaftlichen oder rechtlichen Gründen nicht zwingend erforderlich ist,

2. das Archivgut zu amtlichen Zwecken, im Rahmen von Erschließungsarbeiten oder wegen einer gleichzeitigen anderweitigen Benützung benötigt wird,

3. der Benützer nicht die Gewähr für die Einhaltung der Benützungsordnung bietet.

(4) Wird die Benützung von Unterlagen nach Art. 10 Abs. 4 Satz 2 BayArchG beantragt, so hat der Benützer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benützung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist.

(5) ¹ Die Benützung kann auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke, wie quantifizierende medizinische Forschung oder statistische Auswertung, beschränkt werden. ² Als Auflagen kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei einer Veröffentlichung und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Betroffener oder Dritter sowie das Verbot der Weitergabe von Abschriften an Dritte in Betracht.

(6) Archivgut ist von der Benützung ausgeschlossen, solange es einer Schutzfrist unterliegt und eine Verkürzung der Schutzfrist nicht erfolgt ist.

(7) ¹ Die Benützungsgenehmigung kann auch dann widerrufen werden, wenn Angaben im Benützungsantrag nicht mehr zutreffen oder die Benützungsordnung nicht eingehalten wird. ² Sie kann nachträglich mit Auflagen versehen werden.

§ 6
Verkürzung und Verlängerung von Schutzfristen

(1) ¹ Der Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen ist vom Benützer schriftlich beim UAM zu stellen. 2 Bei personenbezogenem Archivgut nach Art. 10 Abs. 4 Satz 2 BayArchG hat der Benützer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benützung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist.

(2) ¹ Über die Verkürzung und die Verlängerung von Schutzfristen entscheidet der Archivvorstand. ² Dieser holt gegebenenfalls die Zustimmung der abgebenden Stelle oder ihres Funktionsnachfolgers ein.

§ 7
Benützung

(1) ¹ Die Benützung erfolgt durch Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in den dafür vorgesehenen Räumen des UAM. ² Dieses kann die Benutzung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen und durch Abgabe von Reproduktionen ermöglichen.

(2) Mündliche oder schriftliche Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken.

(3) ¹ Das Archivgut, die Reproduktionen, die Findmittel und die sonstigen Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. ² Eine Änderung des Ordnungszustands, die Entfernung von Bestandteilen und die Anbringung oder Tilgung von Vermerken sind unzulässig.

(4) ¹ Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Benützung vorgesehenen Räumen ist untersagt. ² Das UAM ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen.

(5) ¹ Die Verwendung von technischen Geräten bei der Benützung bedarf besonderer Genehmigung. ² Diese kann nur erteilt werden, wenn durch die Verwendung der Geräte weder Archivgut gefährdet noch der geordnete Ablauf der Benützung gestört wird.

§ 8
Reproduktionen

(1) ¹ Die Anfertigung von Reproduktionen kann nur in Einzelfällen und nach Maßgabe des § 5 erfolgen. ² Reproduktionen werden durch das UAM oder durch eine von diesem beauftragte Stelle oder Person hergestellt.

(2) Eine Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des UAM zulässig.

(3) Bei einer Veröffentlichung von Reproduktionen sind das UAM und die verwendete Archivsignatur anzugeben.

(4) Reproduktionen werden gegen Hinterlegung eines Verpflichtungsscheines abgegeben.

§ 9
Versendung von Archivgut

(1) ¹ Eine Versendung von Archivgut zur Benützung außerhalb des UAM findet grundsätzlich nicht statt. ² Sie kann in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. ³ Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden.

(2) Eine Versendung von Archivgut ist nur möglich, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann.

§ 10
Belegexemplar

¹ Von jeder Veröffentlichung, die zu einem erheblichen Teil unter Verwendung von Archivgut des UAM angefertigt worden ist, ist dem UAM ein Exemplar kostenlos zu überlassen. ² Entsprechendes gilt für die Veröffentlichung von Reproduktionen. ³ Auf die Abgabe kann in Ausnahmefällen verzichtet werden.

Abschnitt III
Benützungsgebühren

§ 11
Gebühren

Für die Inanspruchnahme des UAM werden keine Gebühren (Benützungsgebühren) erhoben.

§ 12
Auslagen

(1) ¹ Bei der Archivbenützung anfallende Auslagen wie insbesondere Kosten für Fremdleistungen, Porti, Verpackung und Versicherung für den Versand oder für Reproduktionen sind vom Benützer zu erstatten. ² Schuldner der Auslagen sind der Benützer und derjenige, in dessen Interesse die Inanspruchnahme erfolgt.

(2) Die Kostenerstattung für die Anfertigung von Reproduktionen erfolgt nach der jeweils gültigen Gebührenordnung.

(3) Von einer Erstattung der Auslagen kann abgesehen werden, wenn

1. die Benützung durch die Verwaltung oder die wissenschaftlichen Einrichtungen der Universität oder in deren Auftrag erfolgt,

2. es sich um Bagatellbeträge handelt, die in keinem Verhältnis zum Verwaltungsaufwand stehen.

(4) Die Erstattung der Kosten wird mit Rechnungsstellung fällig.

Abschnitt IV
Schlussbestimmungen

§ 13
Inkrafttreten

(1) Diese Verordnung vom 1. Februar 1991, geändert am 1. März 2017, tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

(2) Alle bisherigen Benützungsordnungen verlieren zu diesem Zeitpunkt ihre Gültigkeit.

 

München, den 1. März 2017

Der Vorstand des Universitätsarchivs
Prof. Dr. Hans-Michael Körner