Archivische Kernaufgaben

"Quod non est in actis, non est in mundo."

Beim Verzeichnen von Archivalien

Die archivischen Kernaufgaben unserer Institution umfassen folgende Punkte:

• Das Universitätsarchiv München sichtet und bewertet nicht mehr benötigte Akten, Dokumente und Unterlagen in der Zentralen Universitätsverwaltung, in den Dekanaten der einzelnen Fakultäten, den Instituten, den Kliniken und anderen Institutionen der LMU.
• Anschließend erfolgt die Übernahme von archivwürdigem Material in das Universitätsarchiv.
• Diese Neuabgaben werden dann einem bereits bestehenden Bestand zugewiesen bzw. muss u.U. ein neuer Bestand, der mit der Tektonik des Archives harmoniert, gebildet werden.
• Dann folgen Ordnungs- und Erschließungsarbeiten: Akten mit ähnlichem Inhalt werden zu kleinen Untergruppen zusammengefasst und anschließend katalogisiert (Verzeichnung). Im Rahmen dieser Tätigkeiten werden z.T. noch Unterlagen kassiert und als Datenschutzmüll entsorgt.
• Ziel all dieser aufwendigen Vorarbeiten ist die Bereitstellung von Dokumenten für die Verwaltungsarbeit der abgebenden Stellen, für Ausstellungen und für die Forschung. Der Bereich der Forschung nimmt einen großen Teil unseres Tätigkeitsbereiches in Anspruch: jährlich kommen an die 200-300 Wissenschaftler in unser Archiv, um die Quellen der LMU München zu studieren. Dazu kommen noch zahlreiche Recherchen, die schriftlich beantwortet werden. All dies geschieht unter Berücksichtigung des Datenschutzes; das Archivgesetz sieht Sperrfristen für personenbezogene Daten bis zehn Jahre nach dem Tod des Betroffenen (bzw. 90 Jahre nach der Geburt, falls der Tod nicht feststellbar ist) und für Sachakten bis 30 Jahre nach deren Abschluss vor.
  Falls eine abgebende Stelle auf ihre Unterlagen aus verwaltungstechnischen Gründen zurückgreifen muss, unterliegt sie nicht diesen Sperrfristen.